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关于企业效能监察的几个基本问题

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编者按:八月四日,五矿集团公司以五矿企划〔2010〕420号文件将纪检监察部更名为监察局,传递了五矿集团公司将进一步加强纪检监察组织建设的信号。效能监察作为监察部门的重要工作内容,是加强企业经营管理的重要手段。为提升大家对效能监察工作的了解认识,本报将分二期刊发集团公司总裁特别助理、效能监察工作领导小组副组长陈经红撰写的《关于企业效能监察的几个基本问题》,促进集团公司效能监察工作不断深入,达到管理改进见行动,效能监察增效益的目的。

 

 

“业务聚焦,管理改进”,作为集团公司夯实各项基础工作,强力推进执行力建设的重要举措而提出,得到各子分公司、各级管理者们的高度认同,并逐步得以实施。新的历史时期和新的工作要求赋予企业效能监察工作以新的内涵,新的桃战。为启发大家加强对企业效能监察工作的理性思考,确保2010年集团公司效能监察实施方案》的落实,使效能监察工作在“管理改进”工作中发挥应有的作用。本文就企业效能监察是什么?企业效能监察做什么?以及企业效能监察怎么做等基本问题作些初浅的理解与分析。供大家在学习、思考与实践中参考。

一、效能监察的定义

企业效能监察,是企业监察专门机构围绕企业经营管理的效益、效率、效果及其过程能力(简称 “一能三效”)等方面,采用系统、规范、专业的方法,所进行的审查,建议与督促改进活动。

二、效能监察工作分类

企业效能监察工作内容很丰富,从不同层面,不同角度可分为多种类型,有其各自的规律、特点及其作用。

(一)  从监察对象、内容可分为:专项监察与综合监察

专项监察,是指针对某一业务流程中某一环节或特定单体业务项目而开展的效能监察工作;

综合效能监察,相对于专项监察而言,指针对两个及两个以上业务流程同时开展效能监察的方式。

(二)  从时间接点可分为:事前、事中、事后和全程监察

事前监察,指经营管理活动启动前期即介入的效能监察工作方式。以促使经营活动从一开始就处于规范、有序、受控状态。要求经营管理活动的各项制度、内控体系的建立以及岗位设置、职责配套、流程接点、风险注意事项等与经营活动的启动同步,达到管理活动高起点高效率运行。

事中监察。指为了在某一管理目标的经营活动过程中针对某一环节所进行的特别效能监察工作。一般来讲,它主要针对经营活动运行过程中管理工作与既定方针,制度或与客观现实发生了偏离,需要及时纠偏;对内控体系缺失进行及时补充和完善;对内控体系不规范、不适宜、不科学问题进行分析,及时整改;对造成或可能造成不能达到阶段性预期目标的结果或行为进行及时处理、警示、挽回、阻止。实现风险控制在最基层、最小化、最早时期的工作目标。

事后监察。通常为总结经验教训而采取的“亡羊补牢”、“惩前毖后”的工作方式。事后监察往往指针对企业内部的突发事件、信访举报、效益亏损既成事实而开展效能监察工作。主要是针对已发生的问题进行核实,并查找原因,进行追溯问责。

全程监察,全程效能监察一般用于企业重大经营管理活动,或关键、重要的经营项目。如一次性投入大、时间长、潜在风险多、管理职能职责交叉多或具战略意义的项目。

以上分类是相对的,不是绝对孤立的。这些方式有时互相渗透,交叉进行。在具体工作中,须根据本单位不同实际需要、时间、规模不一等各方面要素,选择运用效能监察的不同方式,以求实效。

 

三、企业效能监察工作依据

(一)  国家现行荆州爱乐游戏官网及所在当地政府法规、条例;

(二)  上级主管单位、部门以及行业的规章制度;

(三)  本单位规章制度以业务流程所特定的规范文件等。

 

四、企业效能监察的主体与对象

(一)  企业效能监察的主体

    企业效能监察,通常以企业行政领导为主,由企业监察专门机构组织协调,业务管理部门密切配合,职工群众、管理者积极参与而形成监督机制。

    集团公司成立了以总裁为组长的企业效能监察工作领导小组。日常工作——效能监察工作办公室设在集团纪检监察部;各子分公司亦相应设立了效能监察工作机构。

因此,效能监察专门机构即企业效能监察的主体。

(二)  企业效能监察职权

效能监察和执法监察、廉政监察一样,具有检查权、调查权、处分权。这些权力是强制性的,是自上而下、由外到内的监督检查。它以维护企业所有者利益为目的,对有意或无意可能损害所有者利益的人、行为和事情进行调查并及时进行制止、告诫、警示、处分。这种特有的职能是由企业对其职责赋予的特殊需要而决定的。

(三)  企业效能监察的对象

一般来讲,企业效能监察,主要针对企业内部经营管理活动的效率、效果、效益及其过程能力进行评价、督促,而企业经营管理活动是由业务流程、岗位布局、工作规范、目标责任和管理者等一系列要素构成。这一过程是非常复杂的,环节很多,涉及面很广。为表述简洁,我们把这些过程要素概括为“业务流程”。因此,把企业效能监察对象定义为:项目业务流程及业务流程各岗位责任人。

 

五、企业效能监察内容

企业效能监察,围绕企业内部经营管理活动“一能三效”开展工作,而“一能三效体现在业务流程各环节,也须通过各业务流程去实现。有效的业务流程应具备以下四个基本特征:

1、内部控制的充分性。主要审查项目业务流程中内部控制体系的建立情况。内控体系是否覆盖到所有环节?岗位布局是否合理?岗位职责是否匹配?管理制度、工作规范是否建立?要尽量避免控制体系的缺失与漏项。

    2、业务行为的符合性。主要审查执行情况。在业务流程各环节是否按照内部控制体系的要求规范实施。杜绝违规操作,制止“我行我素”行为。

3、内部控制体系适宜性。审查内部控制体系对业务行为过程所产生的控制作用及效果。若控制体系与行为效果相符合,就要总结,予以肯定;反之,要深入监察,分析其失效原因。控制体系是否科学合理,符合实际?是否具有可操作性?或者是业务行为能力不够,不能执行到位?

    4、业务结果的有效性。针对业务流程所建立的内部控制体系进行全面分析。分析控制体系对业务行为的控制作用大小;分析控制体系有效或失效的成因;分析业务流程在控制体系下运行的工作效率及满足程度。

 

六、企业效能监察与其它监督形式及其业务管理的关系

  (一)  企业效能监察的作用

    效能监察作为企业内部一项重要而特殊的监督机制,目的在于从不同角度对监察对象履行职责,管理效率、效益等情况进行监察。必要时,进一步挖掘发现和扩大案件线索,推进反腐倡廉工作。通俗称其为“效能监察是管理的再管理、监督的再监督,是更高层次的更宽泛领域的管理和监督”。

    1、评价鉴证作用。通过效能监察,对企业内部控制体系建设情况进行综合、描述。对企业所建立的内控体系与运行现状进行分析比较,效能监察不仅对那些不符合内控要求的事实有发现、监督作用,而且对那些符合内控要求以及创新有效的经营管理活动起到鉴证推介作用。

    2、发现预防作用。企业效能监察的对象是企业各业务流程及其实施责任人,对反映经营管理活动的实际情况进行监察,分析、对比其与内控规范的遵循程度,对发生偏离现象及时发出“监察建议或决定”,调整管理行为。对内控体系的充分性、适宜性进行监察,若存在缺陷或约束失效,及时发出“监察建议或决定”督促解决,使其客观有效。

3、监督保证作用。效能监察的监督作用主要体现为两个方面。一方面对管理活动中内控体系的建立情况、执行情况、执行效果以及制度体系的合理性进行检查、评价、建议、纠偏或敦促落实;另一方面要保证监察对象的责任人在履行职责时,其职权不受侵犯,使业务行为不受干扰而正常运行。

4、业务流程的优化作用。效能监察通过对监察对象——业务流程的监察,从业务流程的内部控制是否充分、业务行为是否符合、业务结果是否有效、内部控制是否适宜四个方面进行审查、建议与督促改进,促进优化业务流程,提升工作绩效。

 (二)  监察与企业内部控制

早在20世纪80年代化工系统首先开展了效能监察,1989年,第二次全国监察工作会议正式提出了“效能监察”。1992年,全美反舞弊性财务报告委员会发起组织——COSO委员会发布了《内部控制——整体框架》,首次把内部控制从原来的平面结构发展为立体框架模式,标志着内部控制理论研究的历史性突破,代表着现代企业内部控制的主流思想。

企业内部控制的全部过程即效能监察工作的内容。内部控制由控制环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监控等相互联系的要素组成。企业内部每一个成员在实施控制方面都有自己的责任,所有员工在其控制单元活动中扮演着各自的角色,并且负有责任,业务流程中通过职责分离实现相互牵制与制衡,形成立体的、全方位的控制体系。企业效能监察是对企业经营管理活动的效益、效果、效率及其过程能力的系列检查、评价、鉴证工作。

(三)  企业效能监察与企业业务监督

企业业务监督是各专业职能部门常年性的管理活动,是管理学意义上的计划、组织、领导与控制,是管理链条中的重要环节。业务监督是职能部门对本部门的工作计划、措施、规范的控制与自我纠偏或改进。业务监督局限于本部门的专业性业务行为。

企业效能监察对各业务管理部门以及监督性的专业部门都有企业内部再监察的责任,同时还是一种跨部门、跨管理体系的监察,在完善企业管理上具有不可替代性。因此说,企业效能监察是对企业经营管理活动的再管理,对业务监督工作的再监督。

(四)  效能监察部门与业务管理、监督部门的关系

企业效能监察工作体系是企业的管理体系的一部分,它以风险管理为导向,以业务流程的内部控制为监察内容,与企业内部其他管理体系共同构成企业高效运行的有机整体。效能监察部门同其他业务管理部门在组织上处于平等地位;在业务上处于同一管理层面;在机构设置上属于平行关系。效能监察部门要充分依靠、尊重业务职能部门的专业优势,协同开展工作,充分发挥组织协调作用,与其他业务部门,专业人员一道,按照效能监察的实施方案、工作步骤、原则、内容、方法朝着提升企业整体经营管理品质的目标开展工作。

 

七、效能监察工作

(一)  工作原则

五矿集团《2010年效能监察工作方案》明确提出:效能监察工作要坚持与加强和改善企业管理、治本抓源头相结合;坚持建章立制与完善企业内部监督制约机制相结合;坚持过程监督与重点监控相结合;坚持纪检监察机构组织协调和实施与相关业务职能部门密切配合相结合。通过效能监察工作的开展,实现:选好一个项目,查透一类问题,规范一类管理,促进企业提高效率和效益,保障企业健康快速发展。根据这一指导思想,结合工作实际,效能监察应遵循:

1、全面性原则。对所立项的效能监察对象,效能监察范围应覆盖到该对象的所有活动,岗位及其责任人;

2、独立性原则。效能监察活动应独立于企业日常性业务活动和业务监督活动,必要时应回避直接关系人或单位;

    3、客观性原则。效能监察工作应以事实为基础,客观公正,实事求是,不偏不倚;

    4、重点性原则。明确效能监察对象的监察点,在正常开展工作的同时,重点关注重要活动的关键性环节与关键性过程。

    5、及时性原则。效能监察活动要按照选题立项方案和工作目标,采取定期和不定期相结合方式,及时掌握情况,及时跟踪监察。

6、效率性原则。参与监察活动的人员要精干,并保持相对稳定,注意成本,讲求效率与效果。

(二)  常用理论、技术

效能监察工作,以风险管理为导向,以企业业务流程的内部控制为监察内容,以适用的风险管理、审计技术和方法为技术保障,参照ISO9000运行模式,形成自身的工作体系,实施其“再管理,再监督”。主要方法有:

1、失控风险与管理目标实现相关性评估。它是指在模似控制措施失效情况下的表现状态,并进而分析出因此可能产生的所有后果对管理目标实现的影响程度所采用的方法。主要针对企业业务流程进行分析,以提前分析识别出影响管理目标实现的某些业务流程。失效模式与后果分析法。它是关于潜在风险发现与加强风险事前管理的方法。即模似控制措施失效情况下的表现状态,并进而对因此可能产生的所有后果进行分析。这种方法主要是针对业务流程各过程或环节进行分析,以预测潜在风险情况。

    2、企业内部控制风险速评法。它是一种内部控制失控风险的评价工具。主要针对内部控制体系各运行情况进行评估。

3、效能监察过程记录方法。一般采用文字表达(记录、询问、审阅、观察等过程)流程图解、核对、判断、影像等。

4、审阅法与询问法

5、阅卷调查法

6、现场观察法

7、抽样技术

8、穿行测试法

即通过抽样技术所获得的样本业务,按业务流程中所规定的工作步骤与要求,逐步一一进行测试的方法。测试的结果和业务的运行轨迹,从中发现过程失控的环节和导致结果偏离的起因。

1、控制测试法。主要针对内部控制体系设计的审查方法。

2、实质性测试法。这种方法是要测试业务的实际结果是否达到预期控制目的。其目标可能是单项具体控制目标,也可能是阶段子目标,还可以是企业的整体控制目标。

3、指标对比法。

4、扩大测试法。是指监察过程中,为了特殊需要,对业务样本抽样量进行适当放大,直至放大到整体,或者扩大监察范围,或者扩大监察时间跨度而进行的测试方法。

(三)  工作策划

效能监察策划包括效能监察方针、目标,企业内部控制风险评价,监察对象的识别,监察点的识别。效能监察策划的输出即效能监察方案。

1、方针。它规定了效能监察的方向和行动原则,反映企业最高管理者对建立与持续改进效能监察工作体系的承诺,是企业加强效能监察管理,改进企业内控体系的态度与行动声明。它应体现:“持续改进的思想”、“预防为主的思想”、“全过程管理的思想”。

2、目标。目标应尽量量化,或具有明确特征要求的定性描述,能使其具有可检验性,在具有多个目标时,应注意它们的相对重要程度和优先顺序。

3、方案。效能监察方案是为实现其目标所确定的近期具体的效能监察任务和行动措施。基本要点是为企业在特定的环境与要求下确定干什么?如何干?以及谁去干等重要问题。制订方案的基本要求与内容:

依据内控体系风险评估结果,确定完成效能监察目标的任务、行动措施及其优先顺序;

根据任务确定适当的形式(专项、综合、事前、事中、事后、全程);

与风险评估结果、监察对象、监察点识别结果相对应;

充分考虑企业内控体系业务活动过程,同时还要考虑这些过程的充分性、有效性、符合性与适宜性的评价技术与方法;

要贯穿监察对象业务流程的全过程,并且体现预防为主的思想;

明确资源需要,组织机构、人员安排与职责分工以及时间、进度等。

方案要以书面形式,将实施计划形成文件,予以发布。

    4、 效能监察工作的一般程序为:风险评估选题立项制定方案组织实施现场监察解剖分析监察建议(决定)整改处理跟踪反馈成果评审,等等。

(四)  效能监察建议与决定

建议。对已发现的尚未构成违纪违规的不符合事项所提出的整改意见和预防措施的要求,称为“效能监察建议”;

决定。对已发现并核实已构成违纪违规的不符合事项所提出且务必执行的整改意见和纠正措施的要求称为“监察决定”。

在效能监察发现、汇总与分析的基础上,形成效能监察建议与决定。建议与决定可以针对单项,也可以针对整体管理情况提出。

(五)  效能监察工作注意事项

一是要避免走形式,为监察而监察,工作浮在面上,出现“两张皮”或“虎头蛇尾”现象;二是要克服被动“救火”习惯。仅限于有了举报、发生了重大问题才去开展效能监察;三是效能监察目标与实施过程中的监察标准不确切,抓不住问题要害;四是监察内容模糊,效能监察的对象确定、现场实施工作、方法选择不够系统、规范,不专业化;五是效能监察成果的评价缺乏标准,成果评价的内容不一致,不能形成推进企业效能监察持续有效的导向等等。

当前,国有企业正处于结构调整和进一步深化改革的关键时期,与之相适应的企业管理制度和配套措施,都正在制定和不断完善之中。我司随着业务聚焦、管理改进战略的推进,企业经营管理活动的空间、时间、范围不断扩大,经营规模也越来越大,引起企业经营管理中效益、效率、质量、安全等问题的因素越来越多。因而企业效能监察涉及的层面越来越复杂,难度越来越大,企业效能监察工作的重要性及其作用与责任更加凸显。

企业效能监察工作是我国企业一项富有特色的企业内部监督活动,以强化管理和源头防腐为基本方向,以服务于企业可持续发展这个主题为目的,上级对此提出了很高要求。各级领导务必高屋建瓴引起重视、监察人员务必勤奋无畏积极工作、业务部门及其管理人员务必提高认识密切配合,形成整体合力,使我司效能监察工作顺利有效开展,各项管理上水平。

 

 

 

 

参阅书目:中央企业效能监察工作研讨专辑《企业效能监察实践与探讨》

中建总公司监察局编《施工企业效能监察实务》

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